Керування документаційними процесами – є однією з актуальних тем організації праці. Об’єктом
дослідження даної статті є історія розвитку діловодства, де послідовно
розкриваються його основні етапи від виникнення справочинства до проблем
сучасного діловодства в Україні.
За тлумаченням
“Оксфордського словника” “документ” – це текст чи зображення, що має
інформаційне значення. В перекладі з латинської мови “документ” – це
доказ, підтвердження якогось факту, що мав місце раніше чи має на даний час. Очевидно, що документ виник майже одночасно з появою писемності.
Сучасний
документ, звичайно, відрізняється від документів стародавніх епох своєю
стилістикою, способом написання, технікою та матеріалом виготовлення .
З далеких часів дійшли до нас різновиди документів, за допомогою яких ми пізнаємо історію своєї країни.
Необхідність
у складанні документів виникає одночасно з появою писемності. Саме
нагальна потреба в укладенні різноманітних документів (угод, договорів,
тестаментів) і викликає появу писемності як засобу фіксації і збереження
державної і приватної документації.
В умовах формування
класового суспільства виникла потреба у складанні заповітів, записах
боргів, укладанні торговельних купецьких контрактів, у написах на речах
про їхнє призначення, приналежність. Важливими документами тогочасної
епохи були княжі устави і “уроки”, а також церковні устави. Княжі устави
спрямовувалися на доповнення або зміну внутрішніх державних норм і
порядків. Під уроками розуміють постанови князів переважно фінансового
характеру: про податки, данину
на користь князя, судові поплатки. Церковні устави мали на меті
впорядкувати правове становище церкви в державі, церковні суди,
забезпечити церкву матеріально .
На
території західних слов’янських земель (у Чехії та Польщі) актові книги
як особлива форма ведення діловодства виникли у ХІІІ сторіччі. На
західноукраїнських землях, як зазначали у своїх працях видатні
українські історики О.І.Левицький і В.О. Романовський, актові книги
з’явились у ІІ половині ХIV сторіччя.
Я.Р.Даткевич
вважає, що вивчаючи проблему генезису цієї форми діловодства, не можна
ігнорувати наявність актових книг в італійських, західнонімецьких
центрах, як можливих шляхах їх проникненню в Україну.
Діяльність
канцелярії, роботу окремих службовців зі створення офіційних текстів
добре видно з елементів створюваних документів. Так, на кожному
документі, що надходив до приказу, ставили дату оформлення.
Писали на вузеньких (15-17 см) смужках паперу, які за необхідності склеювали. Зворотний бік залишали чистим [ 8; с. 148 ].
Діловодство в установах до ХVІІІ ст. велось згідно з канцелярськими традиціями і законодавством не регулювалося.
Документування в цих
умовах неминуче повинне було перетворитися на систему, яка в окремих
випадках будувалася вже не лише на традиціях, а і вказівках закону.
Усередині наказів продовжується подальша диференціація функцій,
створюється бюрократія служивого. В результаті розширення об'єму
документування і листування при виробництві справ в наказах складається
наказове діловодство як система документування діяльності наказів. У цій
системі видне місце займає і листування.
Застарілу
систему приказів у 1717-1718 рр. змінили 12 колегій, кожна з яких
відала певною галуззю чи сферою управління і підпорядковувалася Сенату.
Згодом 13-ю колегією став Синод, що відав церковними справами. Остаточно
структуру колегій визначив підписаний 1720 року “Генеральний регламент”
державних колегій, що заклав засади організації діловодства в державних
установах.
У
”Генеральному регламенті” докладно розкрито функції кожного підрозділу
колегії. Найважливіші документи складав секретар, інші, за вказівкою
секретаря, - канцеляристи. Частину документів писали за “генеральним
формуляром”, тобто за обов’язковими формами.
Законодавчі
та розпорядчі акти державної влади оформляли указами, регламентами,
інструкціями, протоколами. До 1775 року важливу роль у житті
українського народу відігравала Запорізька Січ.
Багато
уваги цілісності діловодства і звітності приділяв один з видатних
державних діячів того часу М.М.Сперанський. Його праці зробили великий
внесок у те, що ми нині називаємо уніфікацією документів.
15
березня 1917 року Тимчасовий уряд прийняв постанову “Про вдосконалення
форм офіційних відносин та паперів”. Мовний ритуал у практиці складання
ділових документів залишався .
Сучасне
діловодство – система життєво-важливих дій організації, пов’язаних, в
першу чергу з діловою документацією, яка необхідна для функціонування
сучасних закладів різних форм власності і засобів, які забезпечують її
надійність в різних формах ділового спілкування, що мають документальне
відображення.
Таким чином, історія
розвитку діловодства послідовно відкриває основні етапи від виникнення
справочинства в Київській Русі і до проблем сучасного діловодства в
Україні.